Tidsstudie

surfMetod att utvärdera sitt eget arbete, gör jag rätt saker, stämmer nedlagd tid mot mitt uppdrag?

Steg 1
Skriv ner ditt utförda arbete detaljerat, antal minuter, dag för dag, i två veckor (det måste inte vara två veckor i rad. Försök välja ganska normala arbetsveckor.) Exempelvis att skriva kallelse till avdelningsmöte, reseräkning, arkivering, medarbetarsamtal, samtal med personal, kurs, konferens, sammanträde och notera i vilket sammanhang det skett. Vid e-posthantering och telefonsamtal ska du också ange vilken arbetsuppgift det handlar om. Första gången du gör en tidsstudie rekommenderar vi att du skriver ner allt i en lång lista.

Ange alltså arbetsuppgift, ämne och tid.
Ju mer noggrann du är desto bättre.
Ju mer ärlig du är desto bättre resultat

Sammanställ varje dag

Glöm inte att räkna in tid för kartläggningen (som ju är egen utbildning).
Bortse från lunch, toalettbesök och kafferast såvida ni inte har så kallade ”kreativa kafferaster”, då blir ju det utvecklingsarbete.
Det underlättar att ha en klocka på skrivbordet de här registrerande veckorna.
Använd kalkylprogram så slipper du räkna ihop tid själv.

Steg 2
Räkna ihop minuter för olika aktiviteter. Försök sedan sortera aktiviteterna efter de olika rubriker, målområden, du ser att de tillhör.

Steg 3
Skriv in de olika aktiviteterna under respektive rubrik med antal minuter i Excel

Steg 4
Gör ett diagram i Excel.

Steg 5
Jämför resultatet med ditt uppdrag och dina prioriterade arbetsuppgifter och reflektera över om du gör rätt saker på din arbetstid och om du utnyttjar din tid på ett vettigt sätt.

Du vet naturligtvis att den ena veckan inte är den andra lik, du kan ha lagt extra mycket tid på en särskild fråga, men det viktiga är att du vet det och ser det och tar med det i utvärderingen av resultatet.
När du gjort tidsstudier några gånger kan du bättre se om det stämmer med din uppfattning om vad du utför på din arbetstid och om det stämmer med ditt uppdrag och dina prioriteringar

Studiebesök

Mall för studiebesök

I en artikel i Biblioteksbladet använder Johanna Hansson och Malin Ögland sig av tre begrepp som vi med framgång använt oss av vid studiebesök inom olika projekt. Författarna för i artikeln ett resonemang om hur bibliotek kan förhålla sig kompletterande, konkurrerande eller kompenserande till sin omvärld beträffande medierna, rummet och kompetensen.

De tre begreppen kan tillsammans med ett fjärde, barnperspektivet, utgöra struktur för studiebesök i sin helhet och även för dokumentationen. Barnperspektivet borde kunna inordnas under medierna, rummet och kompetensen men för att det inte ska bli bortglömt är det säkrast att ta med det som en egen punkt.

  • Medier
    Hur synliggörs e-medier och e-tjänster?
    Hylluppställning. Genrer? Utbrytningar?
    Exponering?
    Vilka olika medier finns? Märks några tydliga prioriteringar?
  • Rummet
    Entrén – hur utnyttjar man den? Vad finns i närheten?
    Kan du hitta några ”signaler” som rummet ger till användaren?
  • Kompetensen
    Bemötande – är bibliotekets idé och vision tydligt iscensatt? På vilket sätt?
    Kan du avgöra om det finns ett konkurrerande, kompletterande eller kompenserande
    förhållningssätt till bibliotekets omvärld?
  • Barnperspektivet
    Hur märks det om – och i så fall hur – biblioteket samarbetar med barn och unga?

 

Hansson, Johanna & Ögland, Malin, ”Ska vi konkurrera eller kompensera?” Biblioteksbladet 2006:5, s. 20-21.

Sex tänkande hattar

Sex tänkande hattar är en metod, där man först gör kartan och sedan väljer väg, skapad av Edward de Bono, expert på kreativt tänkande. Han har utvecklat en rad modeller och verktyg som hjälper oss att bättre utnyttja vår kreativa potential och därmed skapa nya idéer och fatta bättre beslut. Han presenterade sin modell för strukturerat tänkande i början av 80-talet och idag används den i en lång rad verksamheter, där människor lär, fattar beslut och utvärderar. Sex tänkande hattar, tänkehattarna, är en metod där människor lär sig reflektera över en frågeställning eller ett problem utifrån olika perspektiv, där varje perspektivs tänkande är lika viktigt. Man lär sig strategier för problemlösning och stimuleras till reflektion. Man angriper en sak i taget för att ett strukturerat tänkande ger bättre beslut.

När vi i en grupp ska finna lösning på ett problem eller när vi vill utveckla vår verksamhet och söker nya idéer hamnar vi i diskussionen lätt i låsta positioner. Vi blandar friskt fakta, känslor, visioner, hypoteser och logik, vi argumenterar och debatterar. När vi bestämt vad vi tycker eller när vi fått en idé ägnar vi vår kraft till att argumentera för den. Alltför snabbt finner vi att vi hamnat i en position att försvara, att vår prestige sätts på spel.

Man kan inte vara positiv och negativ, objektiv och subjektiv, samtidigt. Man kan inte se fördelar och nackdelar samtidigt för man påverkas i sitt tänkande av hur man mår, glad eller ledsen, lugn eller stressad. Man behöver alltså en metod att tänka efter, som ger kunskap om det egna tänkandet.

Och när en arbetsgrupp hittat en lösning på ett problem så tar man beslut och är nöjd. Men det finns ofta flera svar på en fråga, andra alternativ, och det är inte alls självklart att det första vi kommer på måste vara det bästa. Jakten på alternativ avgör kreativiteten i beslutsfattandet, menar de Bono. Man tar sig förbi det enkla svaret och finner flera andra lösningar.

Modellen med tänkehattarna ger utövarna en chans att strukturera upp sina tankar och på ett tydligt sätt kunna se hur de själva och andra tänker. De sex hattarna förser oss med ett hjälpmedel att rikta uppmärksamheten på sex olika aspekter av en fråga. Hattarna tillåter oss att tänka och säga saker, som vi annars inte kunde tänka och säga utan att sätta vår integritet på spel.

Metoden har två mål, att förenkla tänkandet genom att gripa sig an en sak i taget och att tillåta en omsvängning i tänkandet. Det är en kartläggningsmetod, som gör tänkandet till en process i två stadier och bringar reda i tankarna. Man lägger i lugn och ro alla aspekter av en fråga på bordet. Det kan liknas vid att måla en tavla och använda en färg i taget. Varje färg tycks separat men till slut läggs de ihop och vi ser hela bilden. Först då, när vi ser hela bilden, ser vi de alternativa vägarna och vi kan besluta vilken vi ska välja.

Hur gör man?
Med hjälp av hattarna går man in i ett rollspel, där varje hatt symboliserar ett tänkesätt och där det finns regler för hur man tänker och vad man får säga.

Den blå hatten är samtalsledare, den organiserar tänkandet och står för strukturen. Den har fokus på frågeställningen, anger riktningen på samtalet och sammanfattar. Den blå hatten är ordförande och dirigerar de andra, vem som ska tala och vilka som ska byta hatt till exempel.

De sex hattarna representerar motsatspar: vit är neutral och står för fakta, röd är känsla och intuition. Gul är positiv och står för visioner och fördelar, svart är negativ och ser brister och nackdelar. Den gröna hatten står för kreativitet i motsats till den blås kontroll. Dessa sex färger representerar olika angreppssätt och aspekter på frågeställningen och de presenteras en efter en. Varje person i gruppen tilldelas en hatt och man är bunden att tänka och uttrycka sig enligt den färgens karaktär. Det är svårt i början, det gäller att gå in i rollen, inte falla tillbaka i sitt vanliga sätt att tänka. Den blå hatten kontrollerar att man följer karaktären och fördelar ordet.

En grupp barnbibliotekarier ville tänka nytt, göra sig av med gamla traditioner i tänkandet, och finna svar på frågeställningen: Hur gör vi biblioteket begripligt för barnen? Den gröna hatten uppmanas att presentera en kreativ idé, ett förslag var att skippa hela SAB-systemet på barnavdelningen och istället utgå från barnens frågor och behov. Den gula hattens uppgift är att bejaka, finna fördelar med förslaget och föreslå konstruktiv utveckling. Den svarta hatten söker hinder och problem och är negativ till idén. Sedan får den röda hatten släppa loss sina känslor, ingen logik eller förklaring behövs. ”Hur känns det här? Vad tycker jag om detta?” Den blå hatten kan då uppmana den vita hatten att presentera objektiva fakta och information, som ger bakgrund och innehåll till förslaget. Den gula hatten kan korrigera sitt tänkande efter att fakta och hinder framlagts, men alltid i positiv anda.

Så fortsätter man att diskutera, att vända och vrida på perspektiven. Samtalsledaren kan uppmana deltagarna att byta hattar, han kan be någon sätta på sig en speciell hatt, han kan uppmana alla att bära samma färg. Den gröna hatten sprutar idéer och finner de alternativa förslagen, de som faller utanför gängse ramar. Till sist summerar den blå hatten: ”Vad har vi kommit fram till? Hur har vi tänkt?” Gruppen beslutar vilken väg man vill prova att gå.

Den här metoden ger deltagarna ett metakognitivt språk för att tänka, en förmåga att veta vad vi vet och vad vi inte vet. Det ger en förmåga att lägga upp en strategi för hur vi ska producera den information vi behöver. Vi blir medvetna om våra egna steg och strategier när vi löser problem och reflekterar över vårt eget tänkande.

Slutsatser
De sex tänkande hattarnas metod tillhandahåller ett språk, som fungerar bäst när det blivit gemensamt. När en arbetsgrupp tillägnat sig metoden med de olika hattarnas tänkesätt blir det mycket användbart. Det blir ett språkbruk som införlivas i vardagen. I de aktuella barnbibliotekariernas fortsatta samtal hörde man kommentarer som: ”nu har jag den röda hatten på mig” och ”nu får du ta av dig den svarta hatten” och alla förstod omedelbart vad som menades. Ju mer hattarna används, i desto högre grad blir de en del av tänkandekulturen i en arbetsgrupp. Metoden kan provas i alla verksamhetsrelaterade frågeställningar på ett bibliotek. Det är en strukturerad konkret arbetsmodell som utvecklar tänkandet, skapar nya idéer och garanterar bättre beslut.

Lästips
de Bono, E.; Sex tänkande hattar, Brombergs, 1987
Ericson, V.; Sex tänkande hattar : beskrivning av ett arbetssätt. Examensarbete 10 p, Linköpings universitet 2003

Pedagogiska bord

Det finns mycket sagt och skrivet om kunskapsprocessen, bibliotekspedagogik och användarundervisning. När styrgruppen i specialgruppen för bibliotekspedagogik i Svensk biblioteksförening diskuterade hur vi ska komma vidare mot vårt mål att stimulera till reflektion över bibliotekets roll i lärprocessen föddes idén om pedagogiska bord. Vi ville skapa mötesplatser för samtal och reflektion om bibliotekspedagogik, vi ville synliggöra och utveckla bibliotekets roll i lärandet.

Tänk själv!

Alla bibliotekarier har egna erfarenheter och använder olika pedagogiska metoder i sitt arbete. Hur tänker vi runt det vi gör? Hur ser lärprocessen ut? Varför gör vi som vi gör på biblioteket och i användarundervisningen? Ett kunskapsorienterat förhållningssätt behövs på alla sorters bibliotek. Det finns frågeställningar och problem som är gemensamma. Därför finns det mycket att vinna och lära när bibliotekarier av olika kategorier samlas och reflekterar över egna och andras sätt att arbeta. Samtalen utgår från den egna erfarenheten och bygger på allas aktiva medverkan. Man lyssnar på varandra, jämför förhållningssätt, stärks och får nya idéer av varandra, som man går hem och provar, ser resultatet av och sedan reflekterar vidare över.

Metoden är en tillämpning av Kolbs cirkel för erfarenhetsbaserat lärande, en cyklisk inlärningsmodell i fyra steg. Den tar sin utgångspunkt i den konkreta erfarenheten, som här är grund för reflekterande observationer vilket leder till att man formulerar förståelsen i abstrakta begrepp från vilka problem kan lösas och nya tillämpningar prövas i aktivt experimenterande, som ger nya konkreta erfarenheter och så vidare.

Hur går det till?

En fördel med pedagogiska bord är att de är lätta att arrangera och genomföra. Man samlas lokalt, en arbetsgrupp, kolleger av olika kategorier eller varför inte bibliotekarier och pedagoger. Inga långa resor eller övernattningar krävs, man samtalar ca två timmar, får nya uppslag och stärkt går man tillbaka och provar på sin arbetsplats. Pedagogiska bord bygger på egenaktivitet.

Den som initierar till mötet väljer en pedagogisk utmaning, en frågeställning man vill ha belyst. Man samtalar i grupp med högst åtta deltagare. En i gruppen är utsedd till samtalsledare. Efter en kort presentation av vilka man är håller den som grubblat på frågeställningen en kort inledning. Därefter gör man en runda i gruppen, där alla kort svarar på hur de uppfattat frågeställningen. Samtalsledaren fördelar ordet i gruppen, ställer frågorna: ”Hur gör du?” ”Hur tänker du?” ”Vilka är dina erfarenheter?” Den pedagogiska aspekten på utmaningen diskuteras och man reflekterar över lärande och hur vi arbetar i biblioteket. Tankar och erfarenheter utbyts. Samtalsledaren ligger själv lågt i diskussionen, fördelar ordet och ansvarar för att man håller sig till den röda tråden, till dagens fråga. Återknyt till inledningen, undvik klagovisor och se till att alla deltar aktivt.

När alla lyssnat till varandra ber man alla redovisa vad de lärt, vad de fått för nya tankar. Samtalsledaren summerar och pekar framåt. Man kan komma överens om vad man vill pröva till nästa gång, då man således kommer att ha nya konkreta erfarenheter att redovisa.

Pedagogisk kortlek

Som stöd för att komma igång med pedagogiska bord finns en kortlek med förslag på 50 olika pedagogiska utmaningar på bibliotek. Man väljer ett kort och lägger den frågeställningen på bordet och samtalar kring den. I kortleken finns också en kort instruktion och användbara tips till samtalsledaren. Kortleken kan köpas från Svensk biblioteksförening.

När man blir varm i kläderna inser man att metoden fungerar på en lång rad olika frågeställningar och man kommer på egna utmaningar att diskutera. De 50 förslag till frågeställningar som vi gjort är alla ämnade att diskutera lärprocesser på bibliotek utifrån ett klart användarperspektiv. Hur upplever brukaren biblioteket? Byt perspektiv för att kunna vara pedagogisk i det dagliga mötet.

Hur skiljer sig då denna metod från vanliga gruppdiskussioner?

Samtalsledarens kontroll, allas aktiva medverkan och fokuseringen på en fråga gör att man i samtalet når längre och strukturen hjälper oss att få nya insikter. Man stärker lokala nätverk genom att mötas så här och upptäcka att vi alla kan lära av varandra och har gemensamma frågeställningar. När man lyckas ger det så stor behållning att det är självklart att fortsätta träffas och utveckla metoden pedagogiska bord.

Metoden har varit i omlopp under ett par år. Den har redan vidareutvecklats av kolleger, som funnit nya användningsområden och gjort den till sin egen. Det är en utveckling vi ser med glädje. Det är precis det syfte vi haft med att lansera pedagogiska bord och helt nödvändigt för att det ska vara en pedagogisk metod.

Närstudier

En bärande tanke i projektet ”Ett bibliotek för alla” var att ge deltagarna ett antal verktyg för att i framtiden kunna driva biblioteksutveckling inom sitt ansvarsområde. Som en grund för de metoder vi arbetat med ligger idén om ”den forskande praktikern”. Som forskande praktiker försöker man betrakta den egna verksamheten på distans och på ett strukturerat sätt ställa sig kritiska frågor, hitta rätt metod för att finna svaren samt genomföra en verklig förändring som utvärderas och i sin tur kanske ger upphov till nya frågor.

Första steget var att hitta en frågeställning kring något deltagaren önskade förändra. Här har det varit viktigt att man utgått från sin egen verklighet och att närstudieuppgiften varit väl avgränsad och inte alltför stor. Var finns behov av en förändring? Deltagarna har formulerat var sin fråga att utgå från. Det har varit viktigt att finna en genuin fråga och att frågeställaren inte redan här bestämt sig för vilket svar han vill ha!

Exempel på frågeställningar deltagarna arbetat med är ”Hur kan man rekrytera nya Boken kommer-låntagare?”, ”Hur kan den fysiska tillgängligheten till bibliotekslokalen förbättras?” och ”Hur får jag skolorna att låna Daisy+bok till läsundervisningen?”

Nästa steg har varit att välja en metod för hur man ska få svar på sin fråga. Exempel på olika metoder har varit intervjuer av enskilda personer eller grupper, enkätundersökningar, observationer, genomläsning av lokala dokument inom biblioteksområdet, framtagande av statistik. I detta skede har det varit viktigt med dokumentation. Deltagarna har beskrivit sin metod och hur undersökningen gått till samt dokumenterat resultatet av undersökningarna. Det har även varit viktigt att undersöka hur brukarnas behov ser ut, att försöka utforma förändringsarbetet med brukaren i centrum.

Under hela arbetet med närstudien har deltagarna haft en loggbok, där man kunnat dokumentera sina tankar och reflektioner kring förändringsarbetet samt fortlöpande beskriva hur man gått till väga. Deltagarna har gjort en mindre redovisning av sina närstudier i skriftlig form med hjälp av ett frågeformulär. Man har även gjort en mer uttömmande redovisning i valfri form. Man har exempelvis kunnat skriva en längre rapport, göra en fotoutställning eller annan utställning, föredra sin närstudie på hemmaplan till exempel för nämnden eller på ett personalmöte. Det viktiga har varit att på ett eller annat sätt föra ut erfarenheter och resultat från förändringsarbetet.

Syftet med närstudien har i första hand varit att fokusera på arbetsprocessen, att ge deltagarna en modell för hur man kan fortsätta att utveckla sin verksamhet. Hand i hand med metoden kommer det faktiska resultatet av närstudierna. Det har dock visat sig att metoden i all sin enkelhet lett till förändring och utveckling på en del av de deltagande biblioteken. Frågor kring tillgänglighet har lyfts fram, verkliga förbättringar för biblioteksanvändare och personal har genomförts. Metoden har på sina håll även börjat spridas bland kollegor som inte deltagit i projektet och övrig bibliotekspersonal