Tidsstudie

surfMetod att utvärdera sitt eget arbete, gör jag rätt saker, stämmer nedlagd tid mot mitt uppdrag?

Steg 1
Skriv ner ditt utförda arbete detaljerat, antal minuter, dag för dag, i två veckor (det måste inte vara två veckor i rad. Försök välja ganska normala arbetsveckor.) Exempelvis att skriva kallelse till avdelningsmöte, reseräkning, arkivering, medarbetarsamtal, samtal med personal, kurs, konferens, sammanträde och notera i vilket sammanhang det skett. Vid e-posthantering och telefonsamtal ska du också ange vilken arbetsuppgift det handlar om. Första gången du gör en tidsstudie rekommenderar vi att du skriver ner allt i en lång lista.

Ange alltså arbetsuppgift, ämne och tid.
Ju mer noggrann du är desto bättre.
Ju mer ärlig du är desto bättre resultat

Sammanställ varje dag

Glöm inte att räkna in tid för kartläggningen (som ju är egen utbildning).
Bortse från lunch, toalettbesök och kafferast såvida ni inte har så kallade ”kreativa kafferaster”, då blir ju det utvecklingsarbete.
Det underlättar att ha en klocka på skrivbordet de här registrerande veckorna.
Använd kalkylprogram så slipper du räkna ihop tid själv.

Steg 2
Räkna ihop minuter för olika aktiviteter. Försök sedan sortera aktiviteterna efter de olika rubriker, målområden, du ser att de tillhör.

Steg 3
Skriv in de olika aktiviteterna under respektive rubrik med antal minuter i Excel

Steg 4
Gör ett diagram i Excel.

Steg 5
Jämför resultatet med ditt uppdrag och dina prioriterade arbetsuppgifter och reflektera över om du gör rätt saker på din arbetstid och om du utnyttjar din tid på ett vettigt sätt.

Du vet naturligtvis att den ena veckan inte är den andra lik, du kan ha lagt extra mycket tid på en särskild fråga, men det viktiga är att du vet det och ser det och tar med det i utvärderingen av resultatet.
När du gjort tidsstudier några gånger kan du bättre se om det stämmer med din uppfattning om vad du utför på din arbetstid och om det stämmer med ditt uppdrag och dina prioriteringar